Kali ini aku akan bercerita mengenai sesuatu yang sangat unik, yaitu mengatur waktu. Setiap orang yang hidup di bumi, memiliki waktu yang sama yaitu 24 jam dalam 1 hari. Namun, banyak yang merasa kurang itu. Salah satu penyebab kurangnya waktu biasanya adalah banyaknya aktivitas yang harus kita kerjakan dalam 1 waktu. Jika ingin punya lebih banyak waktu, mungkin kita bisa mempertimbangkan untuk pindah ke planet Namek —planet di komik Dragon Ball. Waktu 1 hari di sana setara dengan 130 jam. 🤣
Menurut Albert Einstein, waktu itu relatif. Jika kita bersama orang yang kita cintai, maka waktu terasa sangat cepat, tapi kalau mengerjakan sesuatu yang tidak kita sukai waktu menjadi lambat. Cepat ataupun lambat dalam sehari hanya ada 24 jam, tidak lebih dan tidak kurang. Pikiran kita yang bekerja untuk memperlambat atau mempercepat sesuai perasaan.
Sebenarnya, tujuan kita adalah mengelola waktu dengan sebaik-baiknya. Kita memang punya 24 jam sehari, namun, kita tidak tahu berapa hari yang miliki. Mengelola waktu itu gampang-gampang susah. Dia berbeda dengan uang yang bisa kita dapatkan dengan kerja keras atau bisa kita tabung. Jika kita melewatkan waktu, maka dia akan hilang, tidak bisa kita tabung.
Aku sendiri sebenarnya tidak pandai mengatur waktu. Namun, aku berusaha untuk terus belajar cara memanfaatkan waktu dengan lebih baik. Ada 3 buku yang telah selesai aku baca terkait manajemen waktu, yaitu:
- MAKE TIME: Cara Fokus pada Hal-hal Penting Setiap Hari oleh Jake Knapp dan
- Trik Juara Mengatur Waktu oleh Zivanna Letisha
- Jangan Nanti-Nanti oleh Hayden Finch, PhD
- The Power of Doing Less oleh Fergus O’Connel
- Sebuah Seni untuk Bersikap Bodo Amat oleh Mark Manson
Dari buku-buku yang telah aku baca, berikut ini adalah beberapa cara aku mengatur waktu
Penggunaan To Do List
To Do List adalah daftar pekerjaan yang harus kita kerjakan. Otak kita memiliki kemampuan terbatas. Jadi, To Do List berguna untuk membantu meringankan beban otak kita dalam mengingat pekerjaan tersebut. Jika kita gagal mengingat pekerjaan penting pasti waktu kita akan berantakan.
Pada era digital saat ini, kita telah disediakan banyak sekali aplikasi untuk to do list, baik yang gratis maupun yang berbayar. Bahkan tidak jarang aplikasi-aplikasi tersebut memberikan fitur kolaboratif sehingga kita dapat saling berbagi daftar pekerjaan.
Berikut ini adalah beberapa aplikasi yang aku gunakan:
Todoist
Menurutku, todoist itu aplikasi to do list yang simple, interface clean minimalist. Biasanya aku gunakan inbox pada todoist untuk mencatat pekerjaan yang tiba-tiba. Pekerjaan itu biasanya masih belum aku rincikan akan seperti apa dikerjakan. Jadi masih berupa permintaan yang harus dikerjakan.
Notion
Sebenarnya notion bukanlah murni aplikasi To Do List. Kekuatan utama notion adalah membuat database yang bisa kita atur. Dia juga menyedia banyak template. Salah satunya adalah template to do list. Nah, menariknya, todolist yang kita buat dapat kita share dan dapat dilihat layaknya kita membuka sebuah situs. Ini cocok jika aku ingin berbagi apa yang saat ini aku kerjakan kepada orang lain. Orang tersebut tidak perlu login untuk melihat daftar pekerjaanku.
Mengatur Waktu dengan JIRA
JIRA sebenarnya bukan aplikasi To Do List, tapi aplikasi issue tracker. Namun, aku menggunakan aplikasi ini untuk mencatat apa yang harus aku lakukan untuk pengembangan fitur aplikasi. Biasanya, sebuah fitur membutuhkan beberapa tahap pengerjaan, aku menggunakan JIRA untuk mencatat tahap-tahap tersebut.
Selain menggunakan aplikasi, aku biasanya juga menggunakan kertas dan pena. Aplikasi untuk pekerjaan jangka panjang. Kertas dan pena aku gunakan untuk mencatat prioritas hari itu.
Penggunaan Kata “Tidak” untuk Mengatur Waktu
To Do List memang dapat membantu kita mengatur waktu. Tapi, jika kita memasukkan banyak hal ke dalam daftar, ujung-ujungnya kita juga akan kewalahan. Oleh karena itu, kita harus belajar untuk menggunakan kata “tidak” untuk pekerjaan yang menurut kita tidak penting.
Mengatakan “tidak” bisa jadi sangat sulit jika kita selama ini sering mengatakan ya. Ada perasaan bersalah ketika tidak bisa membantu seseorang. Tapi, jika kita terus menerus mengatakan ya untuk kegiatan yang sebenarnya bukan tugas kita, maka kita akan kehilangan fokus terhadap apa yang benar-benar harus kita kerjakan. Yang sering menjadi korban adalah waktu istirahat kita. Padahal, waktu istirahat itu sangatlah penting untuk menjaga energi mental.
Dalam dunia kerja, pasti akan ada orang yang mencoba untuk meraih perhatian dan bantuan kita. Namun, kita harus menentukan prioritas. Tidak semua permintaan harus kita proses dengan cepat.
Monitoring Penggunaan Waktu
Jika kita telah memasukkan pekerjaan yang benar-benar penting ke dalam To Do List, langkah kita selanjutnya untuk mengatur waktu adalah menentukan waktu pengerjaan. Cara mendapatkan waktu adalah dengan memonitor waktu kita. Aku biasanya menggunakan google calendar. Aku memasukkan setiap rutinitas dan rapat ke dalam google calendar sehingga aku tahu dimana waktu yang kosong dan seberapa lama waktu itu.
Fokus dalam Bekerja untuk Mengatur Waktu
Agar pekerjaan yang kita lakukan cepat selesai, kita harus mengerjakannya dengan fokus. Kita dapat mencapai fokus ketika kita memangkas pengalih perhatian. Salah satu pengalih perhatian adalah aplikasi chating seperti Whatsapp. Aplikasi itu akan terus mengirim kita notifikasi. Kita tidak akan mencapai fokus jika sedikit-sedikit kita cek notifikasi Whatsapp.
Aplikasi lain yang bisa mengganggu fokus kita adalah YouTube. Kita biasanya menggunakan YouTube untuk mendengarkan lagu saat bekerja. Tapi, kita harus hati-hati karena aplikasi itu dipenuhi dengan video-video menarik. Membukanya akan membuat kita tertarik. Tarikan ini bersifat psikologis sehingga akan sulit bagi kita untuk menolaknya.
Agar tidak terlalu terjerumus, saat ini aku belajar cara hidup dengan digital minimalism. Aku menghapus beberapa akun media sosial distraktif.
Mengatur Konsistensi Fokus dengan Pomodoro
Manusia tidak dapat fokus selama berjam-jam tanpa adanya stress-driven. Rata-rata manusia hanya bisa fokus selama 20 – 90 menit — tergantung tingkat energi, minat, dan konteks pekerjaannya. Setelah itu otak akan mengalami kelelahan mental yang mengakibatkan konsentrasi melemah, produktivitas menurun dan meningkatnya kecenderungan melakukan kesalahan.
Untuk mendapatkan konsistensi fokus, aku menggunakan teknik pomodoro. Dengan teknik ini, aku bekerja fokus selama 25 menit, lalu istirahat 5 menit. Setelah 4 sesi, aku istirahat selama 15 menit. Saat bekerja dengan fokus, artinya aku menghilangkan distraksi termasuk notifikasi dari WA. Jadi jika ada yang chat dan belum aku balas, artinya aku sedang berada pada waktu fokus. 5 menit aku gunakan untuk cek WA sambil jalan keluar sebentar menghirup udara.
Penutup
Nah, demikianlah beberapa cara mengatur waktu yang aku lakukan. Mengatur waktu itu memang gampang-gampang susah. Ada kata-kata menarik, jika kita tidak mengatur waktu dengan baik, maka orang lainlah yang akan mengatur kita. Kita akan menjadi robot yang disuruh ke sana ke mari tanpa tujuan pasti. Namun, aku tidak mau seperti itu. Aku ingin hidup yang aku atur sendiri.
